Подсистема «Электронный архив» становится жизненно важным инструментом для банка, когда объемы ежедневно распечатываемых первичных документов начинают превышать несколько «пачек бумаги».

Данная подсистема обеспечивает замену бумажных документов на электронные в бизнеспроцессах банка на основании Указания Банка России №2346-У.
Отличительной особенностью реализации электронного архива в рамках ПрограмБанк.АБС является 100%-е соответствие электронного документа бумажному, так как документы формируются в виде тех же отчётных форм, что и для печати на бумаге, только вместо отправки на принтер сохраняются в формате PDF. После чего данные могут быть записаны на диск одноразовой записи, причем в системе остается каталог все записанных документов для быстрого их поиска.

Рис. 1. Список расчетных документов, вошедших в сформированный пакет ДЭВ

• Создание пакета документов, подлежащих выгрузке в файл в формате PDF для формирования единиц хранения.

• Подбор пакета документов в электронном виде (ДЭВ), используя различные настраиваемые механизмы удобного ручного и автоматического подбора документов дня.

• Автоматическое формирование в пакете ДЭВ следующих отчётных форм:

 

- Ведомость остатков по счетам кредитной организации по форме Приложения №6 к Положению №302-П;
- Ведомость открытых и закрытых счетов;
- Выписка по лицевым счетам;
- Кассовый журнал по приходу;
- Кассовый журнал по расходу.

• Добавление в пакет ДЭВ предварительно сохраненного файла, содержащего форму отчёта согласно Приложению №1 к Указанию №2346-от 25.10.2009.

• Формирование исправительного пакета ДЭВ для внесения изменений в назначение платежа документа, по которому ранее сформирован пакет ДЭВ.

• Формирование пакета ДЭВ по итогам исправительных проводок.

• Повторную выгрузку ранее выгруженного пакета ДЭВ. При этом производится автоматический контроль: ранее выгруженный в пакет ДЭВ документ не будет выгружаться повторно.

• Контроль выгруженных пакетов ДЭВ на основании наименования, размера файла и значения ХЭШ-функции.

• Возможность запрета редактирования атрибутов документа, ранее выгруженного в электронный архив.

• Формирование регламентированной отчетности согласно Указанию №2346-У: опись файлов ДЭВ и ярлык ДЭВ.